Es fundamental contar con un buen diseño y dinámicas innovadoras en las oficinas principales. Sin embargo, estos elementos no son la única clave del éxito. Una buena estrategia empresarial con miras al crecimiento debe incluir también el diseño de las oficinas regionales. De acuerdo con el portal de OmniSecu, «una oficina central es donde todas las sucursales informan y donde trabajan los principales jefes de departamento de la empresa.» Mientras que «las sucursales normalmente se encuentran en ubicaciones geográficas remotas, conectadas a la oficina principal». Pero, ¿qué tan importantes son las oficinas regionales en materia de productividad empresarial? Por otra parte, ¿cómo se puede impulsar la innovación a través del diseño en las sedes secundarias? Las oficinas regionales también importan Según EuroCompany Formations, líderes en formación empresarial en el Reino Unido, son varios los beneficios de abrir oficinas regionales: Innovación empresarial y productividad: dos conceptos que van de la mano La innovación empresarial es un factor clave para el éxito y el crecimiento de cualquier organización. Para ello, hay que ser capaz de innovar en todos los aspectos, incluidos los procesos de tecnología y diseño. Aún así, las oficinas regionales son a menudo olvidadas cuando se trata de innovación, pese a que tienen un papel crucial en una empresa ya que ayudan a adaptarse a los mercados locales con mayor rapidez y eficacia. Antes de diseñar espacios que fomenten la innovación en las oficinas regionales, se deben considerar dos pasos importantes: ¿Qué se quiere lograr en una determinada región? ¿Se han comunicado los objetivos a todos los empleados? ¿Logran conectar con ellos? ¿Las dinámicas de trabajo de las oficinas regionales requieren de espacios colaborativos? Si es así, ¿cómo deben estar diseñados dichos espacios y cómo se puede fomentar la innovación a través de ellos? Esto incluye las normas, políticas y procedimientos de la empresa, así como la visión, misión y valores corporativos. Los empleados de las sucursales deben entender cómo se aplican a su región específica y de qué manera se relacionan con la oficina central. Cómo fomentar la innovación en las oficinas regionales: Una mirada más cercana al diseño del espacio Aunque las oficinas regionales están diseñadas para satisfacer a una plantilla más pequeña, el diseño de las sucursales debe inspirarse en la estética general de la empresa. Por ejemplo, si la oficina principal utiliza paneles de madera con iluminación natural, este aspecto debería trasladarse a la sucursal regional. Del mismo modo, si tiene una combinación de colores específica que complementa su imagen de marca, también debe reflejarse en todas sus oficinas. Una imagen corporativa unificada ayuda a dar a los empleados una sensación de cohesión y fidelidad con el resto de la empresa y, al mismo tiempo, unifica la percepción que los clientes y el público en general tienen de ella, para que todos la vean como una misma, sin importar dónde esté. Sin embargo, un error que se suele cometer con las oficinas secundarias es escatimar en gastos relacionados con la infraestructura y diseño. Es importante que las oficinas regionales también cuenten con los mismos espacios que una sede central. Por ejemplo: Estos espacios deben trascender de lo laboral e incluir áreas para el trabajo concentrado, zonas recreativas y de socialización, así como cafeterías y salas para el descanso. Para el proyecto realizado en la compañía farmacéutica alemana Grunenthal, AEI Spaces diseñó los espacios bajo el concepto de «puestos de trabajo no asignados», así como también distintas maneras de trabajar en términos de concentración y colaboración. Se implementaron espacios para trabajo formal e informal, individual y grupal, alta concentración y concentración moderada, logrando así una oficina altamente colaborativa. Asimismo, otras características de un diseño de oficina innovador son: Las empresas innovadoras atraen a los mejores talentos (y mucho más) Esta coherencia en el diseño no solo mostrará sinergia y alineación, sino también dará lugar a algunos otros beneficios: ¿Las oficinas regionales tienen que reproducir las iniciativas de la sede central o deben desarrollar sus propias iniciativas? La respuesta es: ambas cosas. Si bien es cierto que las oficinas regionales deben adaptarse a las condiciones locales, también es verdad que tanto la sede central como la regional deben estar en capacidad de crear una cultura innovadora. Si a las sucursales no se les proporciona orientación desde la oficina principal, podrían acabar desarrollando iniciativas que no estén alineadas con las de la sede o incluso tomar decisiones que entren en conflicto con los objetivos de la compañía. Es importante que se tenga una política de comunicación clara para este tipo de iniciativas. Para ello, la empresa debe apoyar su desarrollo ofreciendo sesiones de formación y entrenamiento con expertos de la sede principal. Un caso que demuestra esta sinergia es el proyecto Red Hat Chile, compañía informática estadounidense que inauguró una sucursal en Santiago de Chile. Este proyecto, desarrollado por AEI Spaces, mantiene el diseño original de la identidad corporativa de Red Hat, en el que predomina el diseño colaborativo con poca presencia de paredes, múltiples espacios para socializar y reunirse, además de una paleta de color en tonalidades rojas. Sin embargo, también se buscó incorporar algunos elementos de su contexto geográfico desde el diseño. Por ejemplo, para lograr ese efecto, se recreó una contraposición entre materiales fríos y cálidos como formica tipo madera, formica roja, pisos en vinilo gris claro, entre otros elementos que sirvieron de representación de la geografía chilena. Conclusión Las oficinas regionales también son clave en una estrategia de innovación: tienen el conocimiento del mercado local y pueden desarrollar iniciativas adaptadas a su contexto. Sin embargo, se suelen dejar de lado en términos de innovación y diseño. Por ello, si se quiere aprovechar al máximo el potencial de una oficina regional, es necesario establecer iniciativas que fomenten la productividad empresarial en todas las sedes.
The Best Policy Is Honesty This new era of business calls for an overhaul in the way we interact with our clients. We need to rethink the way we sell. More than ever before, transparency and honesty rule the roost, and they comprise an enviable skillset requiring intellect and creativity across a barrage of professions; not in the least in real estate. There is an armory of techniques that brokers can deploy during the negotiation stage. They have two parties to appease: on the one hand, the property owner, who inevitably wants to do business with the highest bidder; and on the other, the tenant, whose aim is the biggest bang for their buck. Where is the point of equilibrium? In the broker. Knowledge is Power Brokers need to understand their market well. Clients are looking for office spaces that are more inviting than the traditional, sterile working environment. Break rooms, innovative design, and coworking spaces go beyond the normal call of duty in interior design and delve deeper to meet the personal needs of the end-users. What Are Tenants Looking For in 2022? The first requirement is that office spaces be multifunctional. Today’s worker needs space for analytical tasks, a different environment for creative tasks, and another type of space for relaxation, meetings, or socialization. Look out for office spaces that have these options – where worker autonomy can prime, they can flit between areas freely and we can boost productivity. Lighting is actually an important factor when it comes to influencing buyers, tenants, and end-users. Strip lighting has truly seen its heyday. Clients in 2022 are looking to leverage natural lighting where possible due to its biophilic properties and contribution to sustainability, meaning large windows and south-oriented buildings are in high demand. The concept of privacy in an open, collaborative office is not as juxtaposed as you may think. The solution is in pod-like meeting rooms or private offices that allow workers to take calls and hold meetings without disturbing others. They are an easy addition to your new office and require minimal to no construction. A handy addition, even in an office layout that doesn’t already have private areas. Combining Client Criteria And Sales Skills One of the key skills you should hone as a broker is communication. Results are achieved when the client feels listened to, so begin the relationship by letting them talk. Trust ensues when the client doesn’t feel like they’re being sold to from the get-go. While communication headlines the toolkit, it is not the only skill you can develop. Traditional sales including persuasion techniques are a thing of the past, and negotiations now take the form of transparency and honesty. Modern-day sales skills are based on open communication and are sub-divided into the following categories: Take your time with your client. Taking the time to brainstorm with them is a long-sighted approach. Remember that when a client feels listened to, they are more likely to recommend you, helping your brokerage prosper in the long term. Find out what they will be using the property for, then look for features that adequately fulfill their needs. Binding communication, honesty, and transparency together, expectation management is a fundamental skill of any broker worth their salt. It may seem intuitive to promise your client that you will find their dream office before anybody else, for example. But you can be honest about expectations while finding an advantage to what may seem like a less appetizing offer. Empathy is fast gaining traction as one of the most desirable skills of leaders the world over, and it’s easy to see why. Empathy helps us to bridge our differences and feel a connection with the people we live and work with. Without it, you run the risk of pitching your clients or colleagues against you, thus hindering progress and souring the working relationship. You can cultivate empathy even in situations of disagreement. Work to gain a better understanding of where they’re coming from. When you also explain your point of view, you can see where commonalities lie and resolve issues of conflict in an empathetic and productive way. Deeply entwined with the all-important communication aspect comes knowing your client well. It’s more than creating a slap-dash list of what they want in a property and bombarding them with emails. Finding out their values and what their priorities are in the search can go a long way to making your job easier and truly delivering on what the client is asking for. Showing them two or three properties that tick almost all of their boxes is more likely to land the sale than throwing dozens of options their way Niche down. If your client has the choice of a handful of properties, they are more likely to buy because it makes them think their ideal property is scarce. Conclusiones Two facets of successful brokering – adapting your sales skills to align with the industry as it is in this day and age, and understanding what kind of office environment people are looking for in today’s office rental market. Can you utilize this toolkit to really stand out from the crowd?
The Modern Office It’s a question of logic. We spend an average of eight hours a day in our work environment; comfort and practicality are priorities. Aside from creating a workplace conducive to employee productivity, the modern office also gives prominence to employee well-being through design hacks that not only enhance office morale, but also make the property itself desirable. A Win For Well-being Well-being at work is all the rage nowadays, and rightly so – with mental health issues stemming from work-related issues rubbing shoulders with one out of every five Americans, the chances are that if it isn’t one of your colleagues suffering, it’s you. The consequences can never be good for business – or the people that make it all come together. Fortunately, growing awareness of the effects of the workplace on mental health and therefore, business, has captured the attention of progressive landlords and office owners. Traditional hierarchies in which the workforce is ancillary to the owner’s personal requirements for business success have been switched out in favor of flexible work employees’ work-life needs are met, and everybody benefits. The pandemic and remote work have made us reevaluate what it means to be an office worker, and the resounding outcome is that we need a work environment with a company culture that complements our well-being and work-life balance. The Worker’s Office Modern office design features not only attempt to eliminate more discrete health hazards, they actually enhance the well-being of their co-workers by placing the focus on human-centered design, where all needs of the workforce are met. High-ticket tenants and buyers actively seek out offices that tick these boxes: Ergonomic seating and height-adjustable desks can help counteract the physical discomfort of sitting in the same position for eight hours a day. Workers that have some autonomy and choice in their arrangement fare better than those that do not. We can take this further by offering a variety of workstations, such as in this office, contrasted with individualized areas such as these, where depending on the nature of the work involved, employees can flitter between face-to-face teamwork and more individualized activities. A further advantage of a working environment that offers flexibility in working areas is that it can enhance the workweek in any number of businesses. More dynamic workspaces appeal to larger audiences, which helps attract and retain top talent and is a good incentive for buyers. Biophilia is our desire to be closer to nature. Studies have shown that the mental well-being of office workers is better in offices whose design features curves as opposed to straight lines – pathways, desk edges, partition walls, and flooring can emulate nature when we avoid excessive usage of right angles, and this has a positive effect on our state of mind. When offices leverage the soothing effects of nature, such as natural lighting and an abundance of plants, we are presented with an inviting environment where employee engagement is high because they feel good. Well-being strikes again. Another key player, DEI, weaved into design is becoming a must-have for tenants rather than a nice-to-have feature. Accessibility is non-negotiable. Ramps and wide, easy access not only guarantee the comfort of wheelchair users, but they also entwine with the element of curves we mentioned previously. While most offices have accessibility in mind, the execution of such features is rarely seamless and tends to divide users according to physical ability, rather than offer an aesthetically-pleasing design that is truly inclusive. Let’s remember to offer equitable solutions that level the playing field, no pun intended. Today’s office environment transcends the caged feel of the white-walled office of the nineties to bring us divergent zones that blend harmoniously. Some of our greatest ideas come to us during the water cooler chat, that moment of socialization when the pressure of performance falls into remiss – and successful companies deem lounge areas and recreational spaces paramount to employee well-being. Furthermore, under Chapter 448 (448.05) of the 2021 Florida statutes, employees must have suitable seating for purposes of rest during the workday, making a recreational area a fundamental aspect of any working environment. Google offices even add games to their office equipment. While you don’t have to turn your facility into an amusement park, recreational areas are a pillar of workspace wellbeing, because breaks, socialization, and changing the work area let us get back to work with renewed energy and insight. Workplace Appeal The fast-paced, results-focussed, sterile environment of yesteryear has been replaced with office space initiatives that spotlight the processes and the people. The open office of our time recreates a homely, personalized space that puts employee health on a pedestal. The harmony of a modern workspace makes our workers more productive, less stressed, and more present, which is good for business. Secondly, they feel more satisfied with their job, which helps accomplish Decent Work and Economic Growth, one of the 17 Sustainable Development Goals (SDGs). Finally, the facility itself ranks highly on realtors’ listings, as companies search for the ideal companion for strategic growth and staff well-being. Conclusions Office design has the ability to make or break a team — and a business. Where comfort, in the broader sense of the word reigns supreme, office workers can feel at home away from home, in an office where their well-being takes center stage, productivity, and cognitive prowess can soar. Recap
Las organizaciones cuidan cada vez más a sus colaboradores y se ocupan de su bienestar con ambientes de trabajo óptimos; para ello realizan actividades y ofrecen espacios que satisfacen sus necesidades y deseos. Los espacios laborales modernos incluyen áreas recreativas, deportivas, de alimentación y de contacto con la naturaleza. Más importante aún, los espacios de trabajo deben tener las características adecuadas para que se vivan los valores y las creencias que forman parte de la cultura organizacional. Los espacios como catalizadores de la cultura Cada organización tiene sus creencias, valores y prácticas, que arquitectos y diseñadores deben tener en cuenta a la hora de diseñar sus espacios. Así, las organizaciones con estructuras horizontales y valores como la innovación y la creatividad necesitan tener espacios abiertos y colaborativos, y disponer de tableros y superficies en los que escribir o dibujar durante las dinámicas de iteración y las tormentas de ideas. Al contrario, las empresas metódicas y verticales exigen espacios cerrados e íntimos que permitan realizar tareas individuales con la máxima concentración y sin interrupciones. Muchas empresas prefieren una combinación de espacios, para llevar a cabo tanto actividades individuales como colaborativas. Todo depende de los comportamientos esperados en el día a día según la cultura de la empresa. Elementos que integran espacio y cultura El mobiliario es, sin duda, un factor clave de los espacios. Su ergonomía, materiales y flexibilidad pueden variar para reflejar los valores y la personalidad de la empresa. Las mesas en “U”, por ejemplo, facilitan la interacción entre las personas de un equipo, mientras que las mesas encontradas son propicias para el debate. Los puestos para el trabajo individual ofrecen concentración y privacidad. Las salas con superficies y tableros para escribir y dibujar facilitan la creatividad y la innovación. La acústica es otro elemento importante. Las paredes y los paneles divisorios pueden ser barreras para la comunicación; al contrario, pueden ser útiles si se requiere privacidad durante reuniones o llamadas. Para los ambientes privados se suelen emplear colores claros, fríos y sobrios; por el contrario, los espacios colaborativos y para la innovación tienen colores vivos y cálidos. Los colores influyen sobre el comportamiento. Los colores cálidos (amarillo, naranja, rojo) inspiran energía, vigor y optimismo; los fríos (azul, verde, violeta) favorecen la concentración, la paz, la calma y la atención plena. Entre todos los espacios laborales debe haber equilibrio, armonía y conexión, así como ocurre entre las personas que hacen vida en una organización. La disposición de los espacios debe adaptarse a las necesidades particulares de la cultura de cada organización en términos de materiales, formas, objetos y texturas. Según Daniel Medina, analista de Innovación de AEI Spaces, el espacio y las personas están relacionados. Si bien el espacio no determina lo que hacen las personas, tiene un papel importante en las actividades que se llevan a cabo en una organización. “El espacio es el mediador entre la cultura y los colaboradores”, afirma Medina. Espacios de trabajo modernos y para nuevas generaciones Se acabaron los espacios personalizados con fotos y objetos personales. Las oficinas modernas, ocupadas por millennials y centennials, son muy dinámicas y permiten trabajar en ambientes diferentes cada día, en los que varían las vistas y las interacciones. Las oficinas, especialmente en esta época de reactivación post pandémica, se orientan a ofrecer la comodidad y la ergonomía que quizá los colaboradores no tienen en casa. Pero, sobre todo, las oficinas son los escenarios de nuevas, múltiples y variadas vivencias que permiten alcanzar los objetivos de la organización y estrechar los lazos entre colaboradores. El objetivo es construir equipos y, sobre todo, cultura. Conclusiones El espacio es un catalizador de la cultura organizacional. Su diseño y adecuación, así como el uso de mobiliario, materiales, colores, texturas y acústica, refuerzan los comportamientos, valores, creencias y emociones que comparten los colaboradores en un entorno laboral.
En Colombia empieza a verse el retorno paulatino a las oficinas y demás espacios laborales. Algunas encuestas realizadas entre directivos de empresas permiten tener una idea de cómo se preparan las organizaciones para ese regreso. Así, según una encuesta de KPMG, la mitad de los directores proyecta el regreso a la normalidad para 2022 y un 31% para finales de este 2021. La prioridad es garantizar la salud y la bioseguridad (Portafolio, 2021). Adecco, por su parte, consultó la opinión de 8.000 colaboradores en ocho países: el 74% desea combinar la presencialidad y la virtualidad, y el 79% de los directivos y gerentes considera que las jornadas benefician a los negocios (Portafolio, 2021). En Colombia, una encuesta realizada por la firma Cifras y Conceptos, y la Universidad del Rosario revela que el 55% de los colombianos prefiere el trabajo híbrido y flexible (Gerente, 2021). Estas cifras indican que la alternancia entre trabajo presencial y virtual llegó para quedarse. Por ello es fundamental que se diseñen espacios de trabajo adecuados para satisfacer las necesidades de los colaboradores y de las empresas frente a esta nueva realidad. El modelo híbrido Lo híbrido en el trabajo implica que el colaborador tiene control no solo sobre el tiempo sino sobre la forma cómo interviene los espacios que ocupa y la calidad del trabajo que realiza y cómo lo potencializa con el uso de ese espacio. Significa la posibilidad de que cada persona pueda organizar su agenda para ser productiva en sus mejores momentos y espacios y balancear su vida personal con la profesional. En este sentido, hay tres formas de concebir el modelo laboral híbrido, según el porcentaje del tiempo que se dedique al trabajo presencial y al remoto, y al tipo de espacio empleado: Todos estos modelos exigen una arquitectura sincronizada con la tecnología (como herramientas y aplicaciones), conexión por internet robusta y apoyo técnico que potencialice el uso de los espacios y las reuniones híbridas que se espera ver pronto; pero también educación, para que los colaboradores aprendan a desenvolverse en reuniones en las que haya personas conectadas por videoconferencia y personas físicamente presentes. Es posible que algunas empresas decidan regresar a un modelo 100% presencial que exigirá nuevas dinámicas u otras que por el contrario, se inclinen por uno 100% remoto, el cual retará sin lugar a dudas la construcción de lazos y de comunidad. Nada está escrito, todas las empresas están ensayando lo que mejor les sirve en cuanto a personas y espacios y para ello necesitan consultoría que garantice un plan de retorno que logre el balance entre satisfacción y productividad. Arquitectura humana: usuarios y realidades Garantizar el éxito del modelo híbrido, en cualquiera de sus modelos, requiere entender la realidad de los usuarios. La flexibilidad laboral es distinta en Estados Unidos, Europa o Latinoamérica; en efecto, las dimensiones de las viviendas, el tamaño y la constitución de las familias, y la disponibilidad de recursos varían significativamente. Los hogares latinoamericanos, por ejemplo, se convirtieron en aulas de clase, oficinas y salas de entretenimiento para, por lo menos, tres o cuatro personas. El comedor pasó a ser el centro neurálgico de las “operaciones”, de modo que la ergonomía y las rutinas cambiaron por completo. En un comedor no hay mobiliario de altura graduable; tampoco suele haber iluminación, acústica o ventilación adecuadas para trabajar. El encierro en las viviendas hace difícil adquirir hábitos saludables: en la casa el trabajo se ha convertido en una actividad sedentaria y el día se pasa de reunión en reunión frente al computador. Las personas no se desplazan, ni siquiera para comer. El resultado de esta combinación de factores es el deterioro de la salud y el agotamiento mental. La importancia de la oficina ¿Por qué volver a la oficina si se puede trabajar en la casa? La respuesta es: para conservar la salud mental y la calidad de las reuniones y del trabajo que se está haciendo. El hombre es un ser social: necesita interactuar para crear ideas y enriquecerlas. Los emoticones y demás mensajes digitales tienen sus limitaciones como medios expresivos. Las personas necesitan el lenguaje verbal y no verbal; recibir estímulos de otras personas reales. Necesitan además caminar, cambiar de espacio y de actividad, ponerse de pie y ver nuevas caras. En pocas palabras, necesitamos recuperar nuestras experiencias. Sin embargo, nadie quiere volver a lo mismo. Cambiaron las reglas; por lo tanto, también deben cambiar los espacios de trabajo y las rutinas. Es probable que ya no habrá puestos fijos, de modo que las estaciones de trabajo serán flexibles y movibles, lo que creará nuevas dinámicas. Los nuevos espacios de la arquitectura flexible Para satisfacer las necesidades de interacción y recreación hay que crear experiencias atractivas para los colaboradores. Hay que darles motivos para volver a la oficina, porque allí suceden cosas fascinantes. Pero ofrecer una oficina bonita es insuficiente, sobre todo si no sabe utilizarse. Lo primero es entender el negocio: consultar a los gestores de proyectos para diagnosticar las necesidades y los deseos de los usuarios de una oficina. Con este conocimiento, diseñar las áreas a la medida y gestionar el cambio para aprender a interactuar con una nueva oficina funcional y cargada de experiencias y emociones. Una oficina en la que se pueda ser productivo y fortalecer los lazos sociales. Solo un equipo multidisciplinario puede captar la esencia del negocio y las necesidades humanas y tecnológicas, y hacerlas coincidir en un espacio de trabajo moderno, multicanal y orientado a lo que realmente importa: el equipo. Las nuevas oficinas deben ofrecer áreas para el trabajo individual, el que exige silencio, concentración y privacidad. Pero también áreas para el trabajo en grupo, como salas de reuniones, mesas redondas y espacios abiertos, flexibles y movibles. Las estaciones individuales se verán reducidas en la medida en que ese trabajo autónomo y particular pueda desempeñarse de forma remota, así que el enfoque central y protagónico lo tendrán los espacios colaborativos. Las tendencias que están cobrando más relevancia son: los espacios abiertos y multifuncionales, la