Uno de los factores más importantes del desempeño de una organización es su ambiente de trabajo. Cuando los trabajadores se sienten incómodos en su entorno laboral, se comprometen menos con el propósito, la marca y la cultura de la organización.  Un modo de reforzar el compromiso del trabajador es rediseñar las oficinas tradicionales y convertirlas en centros de experiencia. Mejorar la experiencia de los empleados en las áreas laborales debe ser prioridad estratégica. Reforzar la experiencia de marca del empleado La experiencia del empleado es la suma de sus interacciones con la compañía durante todo su recorrido profesional. Incluye aspectos como las relaciones personales, el uso de la tecnología y el entorno físico.  Respecto al último punto, es clave que las oficinas se conviertan en centros de experiencia de la marca para reforzar la cultura organizacional de los empleados existentes, pero también de los potenciales. En efecto, aprovechar cada elemento de diseño atraerá nuevos talentos y mostrará la filosofía de la organización.  Esto es posible con el diseño de espacios de trabajo adaptables, que sustituyan a los estáticos. Todo depende de la dinámica de cada organización. Las oficinas abiertas, por ejemplo, promueven la comunicación y la colaboración. Sin embargo, no todas las empresas necesitan este tipo de espacios. Los despachos de abogados, por ejemplo, requieren oficinas privadas para evitar distracciones y fomentar la concentración. Otras maneras de crear ambientes de trabajo que fomenten el compromiso es proporcionar equipos ergonómicos y diseñar espacios con colores y estilos que fomenten la creatividad, la cultura, la imagen y los valores de la organización.  Otra opción es diseñar oficinas combinadas, que ofrezcan una mezcla de espacios privados, semiprivados y abiertos. Otro tipo de áreas flexibles son las multifuncionales, que pueden funcionar tanto como áreas de descanso como espacios para sesiones de lluvia de ideas. El empleado como embajador de la marca El diseño de las oficinas influye sobre las percepciones de los trabajadores. Por ello, antes de comenzar un trabajo de diseño, es preciso determinar la personalidad de la organización.   La mejor forma de conocer la identidad de la marca es definir sus valores; estos pueden ser autenticidad, creatividad, sostenibilidad, diversidad, responsabilidad social, orientación al cliente, entre otros. También es fundamental identificar las áreas más importantes de la oficina y qué comportamientos se desea fomentar en ellas. Así, cada espacio podrá contar una historia y los empleados tendrán una comprensión más clara de la visión corporativa.  Además de los elementos visuales comunes, como logotipos y eslóganes, también se pueden exhibir los productos de la empresa, usar pantallas visuales o hacer líneas de tiempo inspiradoras. Airbnb, por ejemplo, una plataforma digital dedicada a la oferta de alojamientos, diseña sus oficinas como ambientes hogareños. Con sus oficinas, Airbnb quiere ofrecer una imagen auténtica de su cultura: que los empleados se sientan como en su propia casa, para reforzar su identificación y pertenencia con la organización. Como resultado, los trabajadores se han convertido en embajadores de la marca, y la empresa ha aumentado sus ingresos. Las oficinas de Airbnb incluyen cocina, biblioteca, áreas de meditación, cabinas telefónicas privadas y un hospitality lounge para trabajar con comodidad.  Empresas que apuestan por el branding en el diseño de oficinas Muchas compañías exitosas han reforzado el compromiso de sus trabajadores tras convertir sus oficinas en centros de experiencia. La compañía tecnológica Axon, ubicada en Ciudad Ho Chi Minh (Vietnam), por ejemplo, creó un espacio que atrajera nuevos talentos para proyectos de software e inteligencia artificial.  Axon renovó sus oficinas con la premisa de “conquistar el espacio”. Convirtió sus oficinas en “naves de espacio-trabajo” que transmiten el mensaje “Todos podemos avanzar hacia el futuro que la tecnología nos puede brindar”. En su recepción Axon cuenta con una sala de comando iluminada con luces LED y decorada con una gran pantalla LCD que muestra imágenes del espacio exterior y de los productos de la empresa. Otra empresa que conoce la importancia del branding en el diseño de oficinas es Evereve. Las oficinas de esta firma de moda, ubicada en Edina (Minnesota, Estados Unidos), imitan un taller de costura contemporáneo y un almacén de ropa.  El mobiliario está muy bien distribuido y los espacios cuentan con excelente iluminación. Los estilistas y los clientes pueden interactuar con los productos. Además, la cafetería cumple la función de centro social, disponible para reuniones colaborativas.  Por su parte, el grupo de franquicias inmobiliarias Raine & Horne apostó también por el branding. Las paredes de sus oficinas, ubicadas en Sydney (Australia), cuentan sus más de cien años de historia y muestran el compromiso de la marca con el arduo trabajo.  Conclusiones  Transformar las oficinas en centros de experiencia de la marca permitirá que los trabajadores comprendan mejor la identidad corporativa, fomentará el trabajo colaborativo y fortalecerá las relaciones entre los miembros de la organización. 

En Colombia empieza a verse el retorno paulatino a las oficinas y demás espacios laborales. Algunas encuestas realizadas entre directivos de empresas permiten tener una idea de cómo se preparan las organizaciones para ese regreso. Así, según una encuesta de KPMG, la mitad de los directores proyecta el regreso a la normalidad para 2022 y un 31% para finales de este 2021. La prioridad es garantizar la salud y la bioseguridad (Portafolio, 2021). Adecco, por su parte, consultó la opinión de 8.000 colaboradores en ocho países: el 74% desea combinar la presencialidad y la virtualidad, y el 79% de los directivos y gerentes considera que  las jornadas benefician a los negocios (Portafolio, 2021). En Colombia, una encuesta realizada por la firma Cifras y Conceptos, y la Universidad del Rosario revela que el 55% de los colombianos prefiere el trabajo híbrido y flexible (Gerente, 2021).  Estas cifras indican que la alternancia entre trabajo presencial y virtual llegó para quedarse. Por ello es fundamental que se diseñen espacios de trabajo adecuados para satisfacer las necesidades de los colaboradores y de las empresas frente a esta nueva realidad. El modelo híbrido Lo híbrido en el trabajo implica que el colaborador tiene control no solo sobre el tiempo sino sobre la forma cómo interviene los espacios que ocupa y la calidad del trabajo que realiza y cómo lo potencializa con el uso de ese espacio. Significa la posibilidad de que cada persona pueda organizar su agenda para ser productiva en sus mejores momentos y espacios y balancear su vida personal con la profesional. En este sentido, hay tres formas de concebir el modelo laboral híbrido, según el porcentaje del tiempo que se dedique al trabajo presencial y al remoto, y al tipo de espacio empleado: Modelo flexible: 70% presencial y 30% remoto en oficinas grandes y abiertas Modelo propiamente híbrido: 50% presencial y 50% remoto en oficinas grandes y abiertas Modelo hub descentralizado: 30% presencial y 70% remoto en varias oficinas pequeñas dentro de la ciudad, ubicadas estratégicamente para mitigar el tiempo muerto que se gasta en transporte y con una oficina central para el trabajo en equipo y la socialización. Todos estos modelos exigen una arquitectura sincronizada con la tecnología (como herramientas y aplicaciones), conexión por internet robusta y apoyo técnico que potencialice el uso de los espacios y las reuniones híbridas que se espera ver pronto; pero también educación, para que los colaboradores aprendan a desenvolverse en reuniones en las que haya personas conectadas por videoconferencia y personas físicamente presentes. Es posible que algunas empresas decidan regresar a un modelo 100% presencial que exigirá nuevas dinámicas u otras que por el contrario, se inclinen por uno 100% remoto, el cual retará sin lugar a dudas la construcción de lazos y de comunidad. Nada está escrito, todas las empresas están ensayando lo que mejor les sirve en cuanto a personas y espacios y para ello necesitan consultoría que garantice un plan de retorno que logre el balance entre satisfacción y productividad. Arquitectura humana: usuarios y realidades Garantizar el éxito del modelo híbrido, en cualquiera de sus modelos, requiere entender la realidad de los usuarios. La flexibilidad laboral es distinta en Estados Unidos, Europa o Latinoamérica; en efecto, las dimensiones de las viviendas, el tamaño y la constitución de las familias, y la disponibilidad de recursos varían significativamente. Los hogares latinoamericanos, por ejemplo, se convirtieron en aulas de clase, oficinas y salas de entretenimiento para, por lo menos, tres o cuatro personas. El comedor pasó a ser el centro neurálgico de las “operaciones”, de modo que la ergonomía y las rutinas cambiaron por completo. En un comedor no hay mobiliario de altura graduable; tampoco suele haber iluminación, acústica o ventilación adecuadas para trabajar. El encierro en las viviendas hace difícil adquirir hábitos saludables: en la casa el trabajo se ha convertido en una actividad sedentaria y el día se pasa de reunión en reunión frente al computador. Las personas no se desplazan, ni siquiera para comer. El resultado de esta combinación de factores es el deterioro de la salud y el agotamiento mental. La importancia de la oficina ¿Por qué volver a la oficina si se puede trabajar en la casa? La respuesta es: para conservar la salud mental y la calidad de las reuniones y del trabajo que se está haciendo. El hombre es un ser social: necesita interactuar para crear ideas y enriquecerlas. Los emoticones y demás mensajes digitales tienen sus limitaciones como medios expresivos. Las personas necesitan el lenguaje verbal y no verbal; recibir estímulos de otras personas reales. Necesitan además caminar, cambiar de espacio y de actividad, ponerse de pie y ver nuevas caras. En pocas palabras, necesitamos recuperar nuestras experiencias. Sin embargo, nadie quiere volver a lo mismo. Cambiaron las reglas; por lo tanto, también deben cambiar los espacios de trabajo y las rutinas. Es probable que ya no habrá puestos fijos, de modo que las estaciones de trabajo serán flexibles y movibles, lo que creará nuevas dinámicas. Los nuevos espacios de la arquitectura flexible Para satisfacer las necesidades de interacción y recreación hay que crear experiencias atractivas para los colaboradores. Hay que darles motivos para volver a la oficina, porque allí suceden cosas fascinantes. Pero ofrecer una oficina bonita es insuficiente, sobre todo si no sabe utilizarse.  Lo primero es entender el negocio: consultar a los gestores de proyectos para diagnosticar las necesidades y los deseos de los usuarios de una oficina. Con este conocimiento, diseñar las áreas a la medida y gestionar el cambio para aprender a interactuar con una nueva oficina funcional y cargada de experiencias y emociones. Una oficina en la que se pueda ser productivo y fortalecer los lazos sociales. Solo un equipo multidisciplinario puede captar la esencia del negocio y las necesidades humanas y tecnológicas, y hacerlas coincidir en un espacio de trabajo moderno, multicanal y orientado a lo que realmente importa: el equipo. Las nuevas oficinas deben ofrecer áreas para el trabajo individual, el que exige silencio, concentración y privacidad. Pero

A pesar de que las mujeres son la mitad de la población mundial, solo ocupan el 25% de las posiciones de liderazgo en organizaciones de todo tipo, según la Organización de las Naciones Unidas. Si bien Colombia está por encima de la media en Latinoamérica, las cifras siguen siendo bajas: 33,5% de los gerentes y 27% de los CEO son mujeres, según la firma Kantar IBOPE Media. ¿Qué hace falta? En la historia de Colombia, gente como Betsabé Espinal (con su liderazgo de la huelga de obreras de 1920) o la artista Débora Arango muestran que las mujeres pueden destacarse, ser líderes y servir de inspiración. Hoy, empresas como Diageo, SAP, Juan Valdez y AEI Spaces, entre otras, materializan la lucha por la equidad, pues están lideradas por mujeres, en Colombia o el resto de Latinoamérica.  Para potenciar el ascenso laboral de las mujeres, es imperativo que las organizaciones ofrezcan espacios de trabajo adecuados y apliquen políticas de gestión humana y culturas inclusivas. ¿Por qué? El objetivo es garantizar que las mujeres cubran sus necesidades más allá de lo establecido en las leyes, como la obligación de disponer de salas de lactancia materna. No en vano han surgido movimientos feministas como #MeToo para salvaguardar la integridad de las mujeres y se han llevado a cabo proyectos de oficinas exclusivas para ellas, como The Wing o Modern Well. En efecto, The Wing es un club social creado por y para mujeres. Se trata de un espacio de coworking y de networking en el que las mujeres pueden compartir espacios de trabajo, de cultura y de entretenimiento para nutrir su vida personal y profesional, protegidas del acoso o la discriminación por género. Por su parte, Modern Well es un espacio de trabajo colaborativo centrado en la mujer, ideado para su empoderamiento y su desarrollo personal y profesional, y pensado para las mujeres que buscan pertenecer a una comunidad de apoyo.   ¿Quiere decir entonces que la solución está en diseñar espacios exclusivos? La inclusión no puede ser excluyente Una de las formas de desvirtuar la búsqueda de la equidad en las organizaciones es creer que la inclusión se trata de un intercambio de papeles en el que las mujeres tienen todo el protagonismo y los hombres pasan a ser una minoría ignorada. La inclusión, en realidad, significa equilibrio e igualdad de oportunidades, sin distinción de género, capacidades físicas, raza, credo o preferencia sexual. Para Marta Gallo, socia fundadora de AEI Spaces, se trata de comprender que los hombres y las mujeres no son iguales; que hay diferencias físicas evidentes como la fuerza, pero que hay aspectos mucho más trascendentales que nada tienen que ver con el género. No hace falta medir ni comparar las competencias según el género: los cargos se ocupan por talento y resultados. Ser hombre o mujer está lejos de ser un requisito. Diseño de oficinas para la equidad Los espacios de trabajo, además de seguir tendencias innovadoras de interiorismo y diseño, deben tener en cuenta el bienestar, la seguridad y la inclusión de todos: hombres, mujeres, no binarios y personas con discapacidades o necesidades especiales. Los espacios, más que ser exclusivos para unos u otros, tienen que ser pensados para satisfacer personas; así, sin más. Por supuesto que hay elementos que pueden favorecer la seguridad y el bienestar de las mujeres en el trabajo sin que ello signifique exclusividad. Entre ellos está el diseño de escritorios adecuados para que una persona que vista una falda pueda sentarse cómodamente, sin que la postura le produzca estrés; o de escaleras aptas para tacones, faldas y vestidos. De igual forma es necesario evaluar cómo se comporta la gente en las empresas y disponer áreas que protejan la integridad física y mental de la mujer, de manera que tenga privacidad cuando lo requiera o que pueda amamantar con tranquilidad. También se trata de que las mujeres puedan compartir experiencias con otras personas en charlas y conversatorios y que alimenten su cuerpo y su mente en actividades deportivas mixtas en las que puedan liderar equipos. Según Marta Gallo ―que estudió arquitectura y ciencias políticas en Colombia y se especializó en urbanismo y vivienda en Escocia― no se diseña exclusivamente para mujeres, pero sí pensando en ellas; sobre todo en las colombianas y latinoamericanas “que son mujeres berracas, trabajadoras, líderes y cabezas de familia”.  Próximos pasos: los desafíos de las nuevas generaciones Para nadie es un secreto que las nuevas generaciones de millennials y centennials son demandantes y exigentes, sobre todo en lo que respecta a sus condiciones de trabajo, su libertad y sus derechos. Es posible que, para atender sus exigencias y gusto por las nuevas experiencias, el diseño de oficinas cambie drásticamente y que surjan nuevos espacios ahora impensables.  Los centennials llevan aproximadamente dos años en el mercado laboral y uno de ellos ha sido en pandemia. En este contexto, y debido a su lucha incansable, es posible que la equidad de género trascienda y que el diseño de oficinas se enfoque en las necesidades de las nuevas generaciones, más que en las de los géneros. Por ello es necesario continuar investigando e innovando, asistir a ferias y conversatorios, y hablar con los centennials para conocer sus necesidades y deseos en los espacios de trabajo. Hay que dar un paso adelante, estar a la vanguardia de lo que respecta innovación y diseño para las generaciones actuales y las que vienen; abrirse a nuevas e impensadas posibilidades y romper esquemas.  Conclusiones Los espacios de trabajo cambian constantemente y se adaptan a las necesidades de generaciones cada vez más exigentes en la lucha por los derechos de cualquier minoría. En este sentido, las oficinas que promueven la equidad están diseñadas para brindar la seguridad y la comodidad necesarias para que las mujeres se dediquen a liderar procesos e inspirar a otros. 

En los últimos años, la forma de trabajar en la oficina ha cambiado radicalmente. El impulso viene, sobre todo, de la transformación digital. Los nuevos trabajadores digitales difieren mucho de las generaciones pasadas: 94% de ellos confiesan empezar su jornada laboral antes de llegar a la oficina, un hábito que se atribuye al uso masivo del smartphone, según datos del informe Rethink Technology in the Age of the Cloud Worker, publicado en 2018 por Forrester Consulting. Ante esta nueva realidad y el uso constante de otras herramientas tecnológicas para trabajar, las organizaciones apuestan por transformar sus espacios de oficina con soluciones digitales que aumenten la productividad y mejoren la experiencia de los empleados para que se sientan más satisfechos con su trabajo. De hecho, se sabe que el 96% de las empresas espera mejorar los entornos de trabajo con tecnologías inteligentes, según datos de la revista digital IT Reseller Tech & Consulting. ¿Cuáles son exactamente esas tecnologías? Hay varias que destacan por su capacidad de hacer el trabajo más eficiente y colaborativo.  Carteleras digitales Una buena comunicación interna es fundamental para cualquier empresa: permite que los equipos de trabajo se mantengan alineados con los objetivos de la compañía. En este sentido, las carteleras informativas digitales tienen un papel clave: con ellas se comparte información actualizada, en tiempo real y en diferentes formatos (texto, imágenes, videos, animaciones, etc.).  Las carteleras digitales se ubican en lugares estratégicos de la oficina. También pueden colocarse en áreas de socialización como la cafetería, en pasillos, salas de reuniones o la recepción. Con las carteleras digitales no solo se renueva el estilo y el diseño de los espacios de oficina, sino que se optimiza la comunicación interna en las empresas. De hecho, las organizaciones que se comunican efectivamente tienen cuatro veces más probabilidades de que sus colaboradores desarrollen un gran compromiso con la organización, según datos de Mvix, empresa de soluciones de señalización digital empresarial; el resultado es un incentivo a la motivación y la productividad.  Hardware de videoconferencias ¿Sabías que más de la mitad de las reuniones no comienzan a tiempo debido a problemas tecnológicos? En 2021, el 98% de las reuniones de trabajo tendrán al menos un participante remoto, de acuerdo con IT Reseller Tech & Consulting. Por ello, ahora más que nunca es importante contar con hardware y software de videoconferencia especializados para salas de reuniones. Elegir el equipamiento apropiado para las videoconferencias permite que la conducción de las reuniones sea más sencilla, desde su planificación hasta su ejecución. En este sentido, existen equipos especializados para todas las plataformas de videoconferencia populares, como Microsoft Teams, Zoom o el ‘Hardware de Meet’ que ofrece Google. Cualquiera que sea el equipo elegido, es importante que se ubique adecuadamente en las salas de reuniones, para que los asistentes puedan ver a quienes se conectan remotamente. Las cámaras, por ejemplo, deben enfocar hacia la mesa de reunión, para que quienes están fuera de la oficina interactúen fluidamente con los demás. La efectividad del hardware de videoconferencias depende del buen diseño del espacio en conjunto con su ubicación. Pizarra interactiva Los modos de acceso fácil, instantáneo y multicanal al contenido compartido serán cada vez más importantes en las oficinas, de acuerdo con el estudio Workplace 2025. En este sentido, las pizarras interactivas pueden ser muy útiles para digitalizar los espacios de oficina, dado que permiten compartir contenidos de forma sencilla. Consisten en una pantalla táctil en la que se puede interactuar con las manos como si se tratara de un mouse de portátiles. Así, se pueden ampliar contenidos, realizar modificaciones, hacer anotaciones o crear gráficos.  Este tipo de herramienta ofrece una nueva forma de comunicación en la empresa, más original, interactiva y colaborativa. La capacidad de compartir ideas visualmente con las pizarras digitales facilita el intercambio entre los colaboradores y promueve la innovación. Soluciones para optimizar el uso de los espacios Imagina entrar a la oficina y abrir una aplicación que te muestra en un plano interactivo cuáles salas de reuniones están ocupadas y hasta cuándo, qué escritorios están disponibles o cuáles casilleros están desocupados. Con esa información puedes elegir dónde empezar a trabajar y cuándo programar una reunión con tu equipo. Incluso puedes hacerlo antes de llegar a la oficina, pues es posible acceder a este tipo de aplicaciones desde el smartphone. Maravilloso, ¿no? Las diversas soluciones para optimizar el uso de los espacios de oficina pueden ofrecer mejores experiencias a los colaboradores y, por ende, mejorar su productividad. Nueve de cada diez empleados se sienten frustrados con sus lugares de trabajo, debido a inconvenientes relacionados con las salas de reuniones. Por ello, las soluciones inteligentes de reserva de salas como MeetingRoomApp o Condeco (que liberan las salas si el registro de entrada de los asistentes no se realiza en un período predeterminado), son de mucha utilidad.  Este proceso ha reducido el tiempo en que las salas están vacías y ha aumentado su disponibilidad en un 30%, de acuerdo con la compañía Sercopi Levante, especializada en la instalación y el mantenimiento de sistemas informáticos en empresas. Tecnologías como estas fomentan una mayor conciencia entre los empleados sobre el uso del espacio de la oficina, ayudan a planificar mejor los días de trabajo y facilitan la interacción entre los colegas. Además, pueden permitirles a las empresas reducir el tamaño de la planta de la oficina, pues al combinarlas con esquemas como asientos flexibles (flex seating), los trabajadores pueden conocer qué áreas de trabajo están disponibles, elegir el espacio de su preferencia, estar más a gusto con el entorno y optimizar el uso de las oficinas.  Conclusiones Transformar los espacios de trabajo con tecnologías permite a las empresas crear entornos de trabajo digitales y colaborativos que mejoran los procesos internos y aumentan el bienestar de los empleados. Recuerda que si creas un entorno en el que los trabajadores quieran estar, su eficiencia y productividad se incrementará. Por ello, la digitalización de las oficinas debe ser una prioridad.