Para adaptarse a las nuevas modalidades de trabajo, las empresas han comenzado a transformar sus oficinas con tecnologías que crean entornos de trabajo digitales y colaborativos.

En los últimos años, la forma de trabajar en la oficina ha cambiado radicalmente. El impulso viene, sobre todo, de la transformación digital. Los nuevos trabajadores digitales difieren mucho de las generaciones pasadas: 94% de ellos confiesan empezar su jornada laboral antes de llegar a la oficina, un hábito que se atribuye al uso masivo del smartphone, según datos del informe Rethink Technology in the Age of the Cloud Worker, publicado en 2018 por Forrester Consulting.

Ante esta nueva realidad y el uso constante de otras herramientas tecnológicas para trabajar, las organizaciones apuestan por transformar sus espacios de oficina con soluciones digitales que aumenten la productividad y mejoren la experiencia de los empleados para que se sientan más satisfechos con su trabajo.

De hecho, se sabe que el 96% de las empresas espera mejorar los entornos de trabajo con tecnologías inteligentes, según datos de la revista digital IT Reseller Tech & Consulting. ¿Cuáles son exactamente esas tecnologías? Hay varias que destacan por su capacidad de hacer el trabajo más eficiente y colaborativo. 

  • Carteleras digitales

Una buena comunicación interna es fundamental para cualquier empresa: permite que los equipos de trabajo se mantengan alineados con los objetivos de la compañía. En este sentido, las carteleras informativas digitales tienen un papel clave: con ellas se comparte información actualizada, en tiempo real y en diferentes formatos (texto, imágenes, videos, animaciones, etc.). 

Las carteleras digitales se ubican en lugares estratégicos de la oficina. También pueden colocarse en áreas de socialización como la cafetería, en pasillos, salas de reuniones o la recepción. Con las carteleras digitales no solo se renueva el estilo y el diseño de los espacios de oficina, sino que se optimiza la comunicación interna en las empresas.

De hecho, las organizaciones que se comunican efectivamente tienen cuatro veces más probabilidades de que sus colaboradores desarrollen un gran compromiso con la organización, según datos de Mvix, empresa de soluciones de señalización digital empresarial; el resultado es un incentivo a la motivación y la productividad.

  • Hardware de videoconferencias

¿Sabías que más de la mitad de las reuniones no comienzan a tiempo debido a problemas tecnológicos? En 2021, el 98% de las reuniones de trabajo tendrán al menos un participante remoto, de acuerdo con IT Reseller Tech & Consulting. Por ello, ahora más que nunca es importante contar con hardware y software de videoconferencia especializados para salas de reuniones.

Elegir el equipamiento apropiado para las videoconferencias permite que la conducción de las reuniones sea más sencilla, desde su planificación hasta su ejecución. En este sentido, existen equipos especializados para todas las plataformas de videoconferencia populares, como Microsoft Teams, Zoom o el ‘Hardware de Meet’ que ofrece Google.
Cualquiera que sea el equipo elegido, es importante que se ubique adecuadamente en las salas de reuniones, para que los asistentes puedan ver a quienes se conectan remotamente. Las cámaras, por ejemplo, deben enfocar hacia la mesa de reunión, para que quienes están fuera de la oficina interactúen fluidamente con los demás. La efectividad del hardware de videoconferencias depende del buen diseño del espacio en conjunto con su ubicación.

  • Pizarra interactiva

Los modos de acceso fácil, instantáneo y multicanal al contenido compartido serán cada vez más importantes en las oficinas, de acuerdo con el estudio Workplace 2025. En este sentido, las pizarras interactivas pueden ser muy útiles para digitalizar los espacios de oficina, dado que permiten compartir contenidos de forma sencilla. Consisten en una pantalla táctil en la que se puede interactuar con las manos como si se tratara de un mouse de portátiles. Así, se pueden ampliar contenidos, realizar modificaciones, hacer anotaciones o crear gráficos. 

Este tipo de herramienta ofrece una nueva forma de comunicación en la empresa, más original, interactiva y colaborativa. La capacidad de compartir ideas visualmente con las pizarras digitales facilita el intercambio entre los colaboradores y promueve la innovación.

  • Soluciones para optimizar el uso de los espacios

Imagina entrar a la oficina y abrir una aplicación que te muestra en un plano interactivo cuáles salas de reuniones están ocupadas y hasta cuándo, qué escritorios están disponibles o cuáles casilleros están desocupados. Con esa información puedes elegir dónde empezar a trabajar y cuándo programar una reunión con tu equipo. Incluso puedes hacerlo antes de llegar a la oficina, pues es posible acceder a este tipo de aplicaciones desde el smartphone. Maravilloso, ¿no?

Las diversas soluciones para optimizar el uso de los espacios de oficina pueden ofrecer mejores experiencias a los colaboradores y, por ende, mejorar su productividad. Nueve de cada diez empleados se sienten frustrados con sus lugares de trabajo, debido a inconvenientes relacionados con las salas de reuniones. Por ello, las soluciones inteligentes de reserva de salas como MeetingRoomApp o Condeco (que liberan las salas si el registro de entrada de los asistentes no se realiza en un período predeterminado), son de mucha utilidad. 

Este proceso ha reducido el tiempo en que las salas están vacías y ha aumentado su disponibilidad en un 30%, de acuerdo con la compañía Sercopi Levante, especializada en la instalación y el mantenimiento de sistemas informáticos en empresas.
Tecnologías como estas fomentan una mayor conciencia entre los empleados sobre el uso del espacio de la oficina, ayudan a planificar mejor los días de trabajo y facilitan la interacción entre los colegas. Además, pueden permitirles a las empresas reducir el tamaño de la planta de la oficina, pues al combinarlas con esquemas como asientos flexibles (flex seating), los trabajadores pueden conocer qué áreas de trabajo están disponibles, elegir el espacio de su preferencia, estar más a gusto con el entorno y optimizar el uso de las oficinas.