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Un diseño colaborativo centrado en el liderazgo moderno en las oficinas “más que un gasto, es una inversión para motivar, fidelizar y retener el talento en los equipos”, afirma Laura Prieto, arquitecta de AEI Spaces.

En medio de una importante transformación en la gestión de empresas, los nuevos modelos de liderazgo han traído consigo nuevas formas de organización dentro de una oficina. 

La figura del jefe autoritario es cosa del pasado. Los líderes actuales desarrollan una dinámica de trabajo colaborativo y promueven el aprendizaje en grupo, por encima de las antiguas jerarquías: ahora, inspiran a la acción e impulsan el éxito del equipo. Por tanto, esto debe verse reflejado en los espacios de trabajo:

¿Qué es el diseño colaborativo de oficinas? 

El diseño colaborativo es un proceso conceptual cuyo objetivo es convertir los espacios en ambientes más  participativos e inclusivos. Para la revista Appvizer, «el objetivo de crear este tipo de espacios consiste en ofrecer a las empresas y al equipo un lugar apto para el intercambio de información”. 

Según la arquitecta Laura Prieto, cada vez son más las empresas que apuestan por el diseño de ambientes dinámicos que propicien la libre comunicación, con el fin de aumentar el bienestar y productividad del equipo.

¿Cómo se pueden diseñar espacios de trabajo colaborativos ajustados al liderazgo actual?

Entender cómo funciona cada empresa

Incluso las empresas de un mismo sector tienen una identidad, formas de trabajo y modelos de negocio únicos. Conocer las necesidades de organización del equipo y los valores de la empresa es clave para adaptar un diseño colaborativo a las dinámicas internas de cada organización. 

Los líderes deben participar

Los líderes deben asumir un papel activo en la creación de los nuevos espacios de oficina, pues entienden mejor que nadie la dinámica de su equipo. Cuando un líder es el primero en aceptar las modificaciones, inspira y genera confianza en su equipo frente a los cambios.

Eliminar las barreras jerárquicas

Las nuevas estructuras empresariales son abiertas; en ellas no hay fronteras de comunicación entre el equipo y los líderes. Los nuevos espacios colaborativos incentivan a los miembros del equipo a tener una comunicación transparente y a reforzar el vínculo líder-trabajadores. 

Características de las oficinas colaborativas

Espacios de trabajo de red

La idea de los espacios de trabajo en red es que los equipos trabajen juntos de forma flexible, productiva y fluida. Con esta tendencia, se le da al colaborador la flexibilidad de elegir en dónde le es más provechoso trabajar. 

Según un artículo de ViewSonic, algunas de las áreas colaborativas más comunes son:

• Espacios abiertos, con mesas modulares, sillas y stools para trabajar en conjunto. Sirven para reuniones informales y conversaciones de trabajo casuales.
• Espacios privados para el trabajo individual. Son pequeños cubículos con sillones separados por mamparas parcialmente transparentes; estas fomentan la concentración y crean espacio personal. 
• Break room o thinking roomsson un tipo living equipados con sofás y mobiliario cómodo. En estas áreas, los colaboradores pueden relajarse y tomar un descanso para reducir el estrés y potenciar su productividad. 
• Cafeterías, estos espacios ahora mutan para ser espacios multipropósito, tanto para actividades corporativas, como para el esparcimiento. 

Espacios abiertos

Según ViewSonic, alrededor del 70% de todas las oficinas en Estados Unidos incluyen algún tipo de espacio abierto. Las paredes y puertas, que antes separaban a los colaboradores de sus líderes, pueden ahora diseñarse de forma que se eliminan las barreras físicas y psicológicas. Los muros de cristal ayudan a crear una sensación de confianza y transparencia entre todo el equipo.

Sin embargo, todavía son necesarias algunas áreas privadas; también es importante proteger la discreción y el trabajo individual. 

Mobiliario ergonómico

El mobiliario de un espacio de trabajo debe ser ergonómico, moderno y flexible:

• Mesas multiusuarios y modulares para los distintos espacios, con altura regulable y medidas antropométricas para cada usuario, que cuiden a los colaboradores de padecer dolencias musculoesqueléticas.
• Sillas y stools ergonómicas. Deben contar con apoyos lumbares y respaldo cervical, que permitan a las personas sentirse cómodas y mantener buena postura.  
• Stools bajos y altos (sin respaldo) distribuidos en varias áreas; sirven para realizar reuniones cortas e informales. Son ligeros, transportables y no ocupan espacio. 
• Sofás y sillones para áreas de descanso; pueden ser modulares, XXL, acolchados, etc. El objetivo es que el equipo esté cómodo y pueda descansar para continuar con el trabajo. 

Decoración con plantas

Laura Pietro destaca el uso de la biofilia en las oficinas: «Las plantas dan la sensación de tranquilidad y nos transportan al exterior, de que no estamos encerrados en una caja. Traer la naturaleza mejora el ambiente y las sensaciones”. 

En efecto, las plantas aumentan los niveles de oxígeno, fomentan la atención plena y una mayor concentración en el trabajo. 

¿Por qué incluir espacios colaborativos en el diseño de oficinas?

Aumentan el bienestar del equipo

La principal ventaja de un espacio colaborativo es que permite a los empleados desarrollar sus tareas en un entorno cómodo, agradable y creativo. El resultado es mayor compromiso por parte del equipo, fácil intercambio de ideas, estimulación de la creatividad y buen clima laboral.

Mayor productividad

Un entorno agradable motiva a las personas a trabajar al máximo su potencial. Un buen espacio es, por tanto, una poderosa herramienta para aumentar la productividad tanto de líderes como colaboradores. 

Crea relaciones cercanas entre líder y colaboradores

Según Gebesa, un diseño de oficina colaborativo facilita las relaciones y los vínculos entre líderes y colaboradores, crea entornos personalizados, y permite expresar las ideas, experiencias y sugerencias con libertad. Así, los equipos son capaces de desarrollarse al aprender unos de los otros.

Un diseño de oficina ajustado al nuevo modelo de liderazgo colaborativo, incluyente y participativo, influye positivamente sobre una organización. Si una compañía invierte en la transición de una oficina rígida y jerárquica a espacios colaborativos, muestra su compromiso con el bienestar físico y mental de sus empleados. Esto es especialmente importante, pues el éxito de una empresa depende en gran parte de su recurso humano.

Puntos más relevantes:

La figura del jefe autoritario es cosa del pasado. Los líderes actuales desarrollan una dinámica de trabajo colaborativo y promueven el aprendizaje en grupo por encima de las antiguas jerarquías: el nuevo líder inspira a la acción e impulsa el éxito de su equipo. Por lo tanto, esto debe ser reflejado en los espacios de trabajo a través del diseño colaborativo. 

El diseño colaborativo es un proceso conceptual cuyo objetivo es convertir los espacios en ambientes más  participativos, inclusivos y cautivadores.

Para diseñar espacios de trabajo colaborativos ajustados al liderazgo actual es necesario:

• Entender cómo funciona cada empresa: no existe una solución única para todos, por lo que los diseños deben adaptarse a cada cliente.
• Los líderes deben participar en el diseño: el directivo de una empresa debe asumir un papel activo en la creación de los nuevos espacios de oficina, pues entienden mejor que nadie la dinámica de su equipo.  
• Eliminar las barreras jerárquicas: las organizaciones pueden mejorar su forma de trabajar si crean espacios de trabajo dinámicos para reforzar el vínculo líder – trabajadores. 

Las características de las nuevas oficinas colaborativas suelen resumirse en:

• Múltiples espacios de trabajo de red como focus booths, thinking room o el área de cafetería.
• Espacios abiertos donde se eliminan las barreras físicas y psicológicas. 
• Mobiliario ergonómico adaptado a cada usuario. 
• Decoración con plantas. 

Un diseño de oficina ajustado al nuevo modelo de liderazgo colaborativo influye positivamente sobre una organización: un entorno agradable proporciona bienestar físico y emocional tanto al equipo como a los líderes, y además los motiva a trabajar al máximo su potencial.