Las organizaciones cuidan cada vez más a sus colaboradores y se ocupan de su bienestar con ambientes de trabajo óptimos; para ello realizan actividades y ofrecen espacios que satisfacen sus necesidades y deseos. Los espacios laborales modernos incluyen áreas recreativas, deportivas, de alimentación y de contacto con la naturaleza. Más importante aún, los espacios de trabajo deben tener las características adecuadas para que se vivan los valores y las creencias que forman parte de la cultura organizacional. Los espacios como catalizadores de la cultura Cada organización tiene sus creencias, valores y prácticas, que arquitectos y diseñadores deben tener en cuenta a la hora de diseñar sus espacios. Así, las organizaciones con estructuras horizontales y valores como la innovación y la creatividad necesitan tener espacios abiertos y colaborativos, y disponer de tableros y superficies en los que escribir o dibujar durante las dinámicas de iteración y las tormentas de ideas. Al contrario, las empresas metódicas y verticales exigen espacios cerrados e íntimos que permitan realizar tareas individuales con la máxima concentración y sin interrupciones. Muchas empresas prefieren una combinación de espacios, para llevar a cabo tanto actividades individuales como colaborativas. Todo depende de los comportamientos esperados en el día a día según la cultura de la empresa. Elementos que integran espacio y cultura El mobiliario es, sin duda, un factor clave de los espacios. Su ergonomía, materiales y flexibilidad pueden variar para reflejar los valores y la personalidad de la empresa. Las mesas en “U”, por ejemplo, facilitan la interacción entre las personas de un equipo, mientras que las mesas encontradas son propicias para el debate. Los puestos para el trabajo individual ofrecen concentración y privacidad. Las salas con superficies y tableros para escribir y dibujar facilitan la creatividad y la innovación. La acústica es otro elemento importante. Las paredes y los paneles divisorios pueden ser barreras para la comunicación; al contrario, pueden ser útiles si se requiere privacidad durante reuniones o llamadas. Para los ambientes privados se suelen emplear colores claros, fríos y sobrios; por el contrario, los espacios colaborativos y para la innovación tienen colores vivos y cálidos. Los colores influyen sobre el comportamiento. Los colores cálidos (amarillo, naranja, rojo) inspiran energía, vigor y optimismo; los fríos (azul, verde, violeta) favorecen la concentración, la paz, la calma y la atención plena. Entre todos los espacios laborales debe haber equilibrio, armonía y conexión, así como ocurre entre las personas que hacen vida en una organización. La disposición de los espacios debe adaptarse a las necesidades particulares de la cultura de cada organización en términos de materiales, formas, objetos y texturas. Según Daniel Medina, analista de Innovación de AEI Spaces, el espacio y las personas están relacionados. Si bien el espacio no determina lo que hacen las personas, tiene un papel importante en las actividades que se llevan a cabo en una organización. “El espacio es el mediador entre la cultura y los colaboradores”, afirma Medina. Espacios de trabajo modernos y para nuevas generaciones Se acabaron los espacios personalizados con fotos y objetos personales. Las oficinas modernas, ocupadas por millennials y centennials, son muy dinámicas y permiten trabajar en ambientes diferentes cada día, en los que varían las vistas y las interacciones. Las oficinas, especialmente en esta época de reactivación post pandémica, se orientan a ofrecer la comodidad y la ergonomía que quizá los colaboradores no tienen en casa. Pero, sobre todo, las oficinas son los escenarios de nuevas, múltiples y variadas vivencias que permiten alcanzar los objetivos de la organización y estrechar los lazos entre colaboradores. El objetivo es construir equipos y, sobre todo, cultura. Conclusiones El espacio es un catalizador de la cultura organizacional. Su diseño y adecuación, así como el uso de mobiliario, materiales, colores, texturas y acústica, refuerzan los comportamientos, valores, creencias y emociones que comparten los colaboradores en un entorno laboral.
En Colombia empieza a verse el retorno paulatino a las oficinas y demás espacios laborales. Algunas encuestas realizadas entre directivos de empresas permiten tener una idea de cómo se preparan las organizaciones para ese regreso. Así, según una encuesta de KPMG, la mitad de los directores proyecta el regreso a la normalidad para 2022 y un 31% para finales de este 2021. La prioridad es garantizar la salud y la bioseguridad (Portafolio, 2021). Adecco, por su parte, consultó la opinión de 8.000 colaboradores en ocho países: el 74% desea combinar la presencialidad y la virtualidad, y el 79% de los directivos y gerentes considera que las jornadas benefician a los negocios (Portafolio, 2021). En Colombia, una encuesta realizada por la firma Cifras y Conceptos, y la Universidad del Rosario revela que el 55% de los colombianos prefiere el trabajo híbrido y flexible (Gerente, 2021). Estas cifras indican que la alternancia entre trabajo presencial y virtual llegó para quedarse. Por ello es fundamental que se diseñen espacios de trabajo adecuados para satisfacer las necesidades de los colaboradores y de las empresas frente a esta nueva realidad. El modelo híbrido Lo híbrido en el trabajo implica que el colaborador tiene control no solo sobre el tiempo sino sobre la forma cómo interviene los espacios que ocupa y la calidad del trabajo que realiza y cómo lo potencializa con el uso de ese espacio. Significa la posibilidad de que cada persona pueda organizar su agenda para ser productiva en sus mejores momentos y espacios y balancear su vida personal con la profesional. En este sentido, hay tres formas de concebir el modelo laboral híbrido, según el porcentaje del tiempo que se dedique al trabajo presencial y al remoto, y al tipo de espacio empleado: Todos estos modelos exigen una arquitectura sincronizada con la tecnología (como herramientas y aplicaciones), conexión por internet robusta y apoyo técnico que potencialice el uso de los espacios y las reuniones híbridas que se espera ver pronto; pero también educación, para que los colaboradores aprendan a desenvolverse en reuniones en las que haya personas conectadas por videoconferencia y personas físicamente presentes. Es posible que algunas empresas decidan regresar a un modelo 100% presencial que exigirá nuevas dinámicas u otras que por el contrario, se inclinen por uno 100% remoto, el cual retará sin lugar a dudas la construcción de lazos y de comunidad. Nada está escrito, todas las empresas están ensayando lo que mejor les sirve en cuanto a personas y espacios y para ello necesitan consultoría que garantice un plan de retorno que logre el balance entre satisfacción y productividad. Arquitectura humana: usuarios y realidades Garantizar el éxito del modelo híbrido, en cualquiera de sus modelos, requiere entender la realidad de los usuarios. La flexibilidad laboral es distinta en Estados Unidos, Europa o Latinoamérica; en efecto, las dimensiones de las viviendas, el tamaño y la constitución de las familias, y la disponibilidad de recursos varían significativamente. Los hogares latinoamericanos, por ejemplo, se convirtieron en aulas de clase, oficinas y salas de entretenimiento para, por lo menos, tres o cuatro personas. El comedor pasó a ser el centro neurálgico de las “operaciones”, de modo que la ergonomía y las rutinas cambiaron por completo. En un comedor no hay mobiliario de altura graduable; tampoco suele haber iluminación, acústica o ventilación adecuadas para trabajar. El encierro en las viviendas hace difícil adquirir hábitos saludables: en la casa el trabajo se ha convertido en una actividad sedentaria y el día se pasa de reunión en reunión frente al computador. Las personas no se desplazan, ni siquiera para comer. El resultado de esta combinación de factores es el deterioro de la salud y el agotamiento mental. La importancia de la oficina ¿Por qué volver a la oficina si se puede trabajar en la casa? La respuesta es: para conservar la salud mental y la calidad de las reuniones y del trabajo que se está haciendo. El hombre es un ser social: necesita interactuar para crear ideas y enriquecerlas. Los emoticones y demás mensajes digitales tienen sus limitaciones como medios expresivos. Las personas necesitan el lenguaje verbal y no verbal; recibir estímulos de otras personas reales. Necesitan además caminar, cambiar de espacio y de actividad, ponerse de pie y ver nuevas caras. En pocas palabras, necesitamos recuperar nuestras experiencias. Sin embargo, nadie quiere volver a lo mismo. Cambiaron las reglas; por lo tanto, también deben cambiar los espacios de trabajo y las rutinas. Es probable que ya no habrá puestos fijos, de modo que las estaciones de trabajo serán flexibles y movibles, lo que creará nuevas dinámicas. Los nuevos espacios de la arquitectura flexible Para satisfacer las necesidades de interacción y recreación hay que crear experiencias atractivas para los colaboradores. Hay que darles motivos para volver a la oficina, porque allí suceden cosas fascinantes. Pero ofrecer una oficina bonita es insuficiente, sobre todo si no sabe utilizarse. Lo primero es entender el negocio: consultar a los gestores de proyectos para diagnosticar las necesidades y los deseos de los usuarios de una oficina. Con este conocimiento, diseñar las áreas a la medida y gestionar el cambio para aprender a interactuar con una nueva oficina funcional y cargada de experiencias y emociones. Una oficina en la que se pueda ser productivo y fortalecer los lazos sociales. Solo un equipo multidisciplinario puede captar la esencia del negocio y las necesidades humanas y tecnológicas, y hacerlas coincidir en un espacio de trabajo moderno, multicanal y orientado a lo que realmente importa: el equipo. Las nuevas oficinas deben ofrecer áreas para el trabajo individual, el que exige silencio, concentración y privacidad. Pero también áreas para el trabajo en grupo, como salas de reuniones, mesas redondas y espacios abiertos, flexibles y movibles. Las estaciones individuales se verán reducidas en la medida en que ese trabajo autónomo y particular pueda desempeñarse de forma remota, así que el enfoque central y protagónico lo tendrán los espacios colaborativos. Las tendencias que están cobrando más relevancia son: los espacios abiertos y multifuncionales, la