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En Colombia empieza a verse el retorno paulatino a las oficinas y demás espacios laborales. Algunas encuestas realizadas entre directivos de empresas permiten tener una idea de cómo se preparan las organizaciones para ese regreso. Así, según una encuesta de KPMG, la mitad de los directores proyecta el regreso a la normalidad para 2022 y un 31% para finales de este 2021. La prioridad es garantizar la salud y la bioseguridad (Portafolio, 2021).

Adecco, por su parte, consultó la opinión de 8.000 colaboradores en ocho países: el 74% desea combinar la presencialidad y la virtualidad, y el 79% de los directivos y gerentes considera que  las jornadas benefician a los negocios (Portafolio, 2021).

En Colombia, una encuesta realizada por la firma Cifras y Conceptos, y la Universidad del Rosario revela que el 55% de los colombianos prefiere el trabajo híbrido y flexible (Gerente, 2021). 

Estas cifras indican que la alternancia entre trabajo presencial y virtual llegó para quedarse. Por ello es fundamental que se diseñen espacios de trabajo adecuados para satisfacer las necesidades de los colaboradores y de las empresas frente a esta nueva realidad.

El modelo híbrido

Lo híbrido en el trabajo implica que el colaborador tiene control no solo sobre el tiempo sino sobre la forma cómo interviene los espacios que ocupa y la calidad del trabajo que realiza y cómo lo potencializa con el uso de ese espacio. Significa la posibilidad de que cada persona pueda organizar su agenda para ser productiva en sus mejores momentos y espacios y balancear su vida personal con la profesional.

En este sentido, hay tres formas de concebir el modelo laboral híbrido, según el porcentaje del tiempo que se dedique al trabajo presencial y al remoto, y al tipo de espacio empleado:

• Modelo flexible: 70% presencial y 30% remoto en oficinas grandes y abiertas
• Modelo propiamente híbrido: 50% presencial y 50% remoto en oficinas grandes y abiertas
• Modelo hub descentralizado: 30% presencial y 70% remoto en varias oficinas pequeñas dentro de la ciudad, ubicadas estratégicamente para mitigar el tiempo muerto que se gasta en transporte y con una oficina central para el trabajo en equipo y la socialización.

Todos estos modelos exigen una arquitectura sincronizada con la tecnología (como herramientas y aplicaciones), conexión por internet robusta y apoyo técnico que potencialice el uso de los espacios y las reuniones híbridas que se espera ver pronto; pero también educación, para que los colaboradores aprendan a desenvolverse en reuniones en las que haya personas conectadas por videoconferencia y personas físicamente presentes.

Es posible que algunas empresas decidan regresar a un modelo 100% presencial que exigirá nuevas dinámicas u otras que por el contrario, se inclinen por uno 100% remoto, el cual retará sin lugar a dudas la construcción de lazos y de comunidad. Nada está escrito, todas las empresas están ensayando lo que mejor les sirve en cuanto a personas y espacios y para ello necesitan consultoría que garantice un plan de retorno que logre el balance entre satisfacción y productividad.

Arquitectura humana: usuarios y realidades

Garantizar el éxito del modelo híbrido, en cualquiera de sus modelos, requiere entender la realidad de los usuarios. La flexibilidad laboral es distinta en Estados Unidos, Europa o Latinoamérica; en efecto, las dimensiones de las viviendas, el tamaño y la constitución de las familias, y la disponibilidad de recursos varían significativamente.

Los hogares latinoamericanos, por ejemplo, se convirtieron en aulas de clase, oficinas y salas de entretenimiento para, por lo menos, tres o cuatro personas. El comedor pasó a ser el centro neurálgico de las “operaciones”, de modo que la ergonomía y las rutinas cambiaron por completo.

En un comedor no hay mobiliario de altura graduable; tampoco suele haber iluminación, acústica o ventilación adecuadas para trabajar. El encierro en las viviendas hace difícil adquirir hábitos saludables: en la casa el trabajo se ha convertido en una actividad sedentaria y el día se pasa de reunión en reunión frente al computador. Las personas no se desplazan, ni siquiera para comer. El resultado de esta combinación de factores es el deterioro de la salud y el agotamiento mental.

La importancia de la oficina

¿Por qué volver a la oficina si se puede trabajar en la casa? La respuesta es: para conservar la salud mental y la calidad de las reuniones y del trabajo que se está haciendo.

El hombre es un ser social: necesita interactuar para crear ideas y enriquecerlas. Los emoticones y demás mensajes digitales tienen sus limitaciones como medios expresivos. Las personas necesitan el lenguaje verbal y no verbal; recibir estímulos de otras personas reales. Necesitan además caminar, cambiar de espacio y de actividad, ponerse de pie y ver nuevas caras. En pocas palabras, necesitamos recuperar nuestras experiencias.

Sin embargo, nadie quiere volver a lo mismo. Cambiaron las reglas; por lo tanto, también deben cambiar los espacios de trabajo y las rutinas. Es probable que ya no habrá puestos fijos, de modo que las estaciones de trabajo serán flexibles y movibles, lo que creará nuevas dinámicas.

Los nuevos espacios de la arquitectura flexible

Para satisfacer las necesidades de interacción y recreación hay que crear experiencias atractivas para los colaboradores. Hay que darles motivos para volver a la oficina, porque allí suceden cosas fascinantes. Pero ofrecer una oficina bonita es insuficiente, sobre todo si no sabe utilizarse. 

Lo primero es entender el negocio: consultar a los gestores de proyectos para diagnosticar las necesidades y los deseos de los usuarios de una oficina. Con este conocimiento, diseñar las áreas a la medida y gestionar el cambio para aprender a interactuar con una nueva oficina funcional y cargada de experiencias y emociones. Una oficina en la que se pueda ser productivo y fortalecer los lazos sociales.

Solo un equipo multidisciplinario puede captar la esencia del negocio y las necesidades humanas y tecnológicas, y hacerlas coincidir en un espacio de trabajo moderno, multicanal y orientado a lo que realmente importa: el equipo.

Las nuevas oficinas deben ofrecer áreas para el trabajo individual, el que exige silencio, concentración y privacidad. Pero también áreas para el trabajo en grupo, como salas de reuniones, mesas redondas y espacios abiertos, flexibles y movibles. Las estaciones individuales se verán reducidas en la medida en que ese trabajo autónomo y particular pueda desempeñarse de forma remota, así que el enfoque central y protagónico lo tendrán los espacios colaborativos.

Las tendencias que están cobrando más relevancia son: los espacios abiertos y multifuncionales, la ventilación y la iluminación naturales, las nuevas tecnologías inteligentes (como el internet de las cosas) y el diseño centrado en el bienestar de las personas (certificaciones LEED y Fitwel, por ejemplo).

Conclusiones

El modelo híbrido llegó para quedarse, pero para garantizar su éxito hay que entender muy bien la dinámica particular de cada empresa. Es necesario ofrecer espacios y estaciones para todas las dinámicas (flexibles, híbridas y descentralizadas) y propiciar la socialización, el bienestar integral de los colaboradores y generar comunidad.