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Con el rápido despegue del comercio electrónico, las empresas necesitan oficinas físicas diseñadas para lograr la máxima eficiencia y el bienestar de sus colaboradores.

Es un hecho, el e-commerce se ha convertido en una de las industrias de mayor crecimiento en Latinoamérica, de acuerdo con la revista Forbes. A medida que el comercio electrónico aumenta y se impone en el comercio minorista tradicional, las empresas necesitan, ahora más que nunca, de espacios físicos optimizados. 

Es importante que estos pequeños negocios implementen una cultura de trabajo y espacios laborales adecuados para sus colaboradores, pues la base del éxito de un e-commerce está formada por un equipo que puede trabajar en conjunto con eficiencia. 

Ante este contexto conviene preguntarse cuál es la mejor manera de garantizar que los colaboradores de una empresa estén contentos y sean productivos dentro de los espacios de trabajo. Para Lina Gutiérrez, Project Manager de AEI Spaces, los diseños de oficinas colaborativas que proporcionan un entorno de trabajo saludable y de bienestar son la respuesta. 

¿Cómo se puede lograr el bienestar de los trabajadores a través de una oficina colaborativa de e-commerce? 

Una oficina colaborativa y bien organizada puede ayudar a aumentar la productividad, mejorar las condiciones de trabajo y, por tanto, la satisfacción de los colaboradores. 

Por supuesto, efectuar cambios en el diseño y dinámica de una oficina no es un proceso sencillo . Requiere tiempo y una cuidadosa planificación. Pero la idea es ser progresivo y dar pequeños pasos hacia una oficina en la que todos trabajen hacia el mismo objetivo y se sientan cómodos.

Entonces, ¿qué consideraciones se deben tener en cuenta en una oficina colaborativa para e-commerce? 

1. Diseñar zonas de trabajo colaborativas

• Espacios abiertos donde los equipos puedan hacer una lluvia de ideas antes de avanzar en proyectos específicos. Esto permite que todos los implicados aporten sus ideas, independientemente de su posición jerárquica. 

• Espacios privados, también es importante que haya espacios en los que los colaboradores puedan trabajar solos sin distracciones, como “Focus Rooms” o salas de concentración. Esto les dará tiempo para enfocarse en sus propias tareas sin interrupciones. Otro punto importante es tener en cuenta en el diseño colocar a la disposición del colaborador espacios o cabinas tipo “Phone Booths” para que puedan realizar llamadas virtuales o de celular sin interrumpir a los demás.

• Salones equipados con toda la tecnología de videoconferencias para reuniones formales con potenciales clientes a nivel global. Teniendo las características inalámbricas en los equipos de audio y video para facilitar la versatilidad del espacio.

2. Crear espacios de bienestar y descanso 

• Áreas de descanso con sofás cómodos tipo living donde el equipo tome breves descansos tras la labor realizada en sus escritorios, se relajen y desconecten. 

• Zonas recreativas de bienestar para el equipo con diferentes necesidades o intereses. Por ejemplo, una sala con videojuegos y consolas de Xbox o Playstation. Esto ayudará a crear un entorno que fomente el descanso y bienestar. 

• Cafeterías que proporcionen a los trabajadores un lugar adecuado para comer. La zona de comedor es ideal para el contacto cara a cara ya que todo el equipo puede almorzar junto o tomar un receso. Además, la cafetería se convierte en la plaza de encuentro donde los colaboradores pueden intercambiar ideas.

• Decoración con plantas en los espacios de la oficina para que resulte más natural (y saludable) para los trabajadores. La biofilia permite tener sensaciones de tranquilidad y armonía, ya que el ser humano tiene conexión permanente con elementos naturales.

3. Implementar la oficina y la bodega en un mismo lugar

Esta práctica tiene sus ventajas: tanto la oficina como el almacén se encuentran en una ubicación centralizada a la que es fácil acceder cuando se necesita, lo que permite hacer un seguimiento del inventario rápidamente o sacar mercancía de la bodega sin perder tiempo trasladándose de un lugar a otro. La bodega también hace parte de la esencia del negocio o empresa y puede hacer parte del diseño interactuando visualmente desde una ventana o en el mismo espacio, esto genera un sentido de pertenencia en los colaboradores y el los clientes genera estabilidad y confianza. 

4. Digitalizar la oficina para facilitar los procesos de e-commerce

Una oficina es el centro de todas las operaciones. Por lo tanto, es importante disponer de herramientas tecnológicas para un funcionamiento eficaz. Está claro que no siempre será posible incorporar estas tecnologías al inicio. Pero el objetivo es adaptarse para conseguir un entorno digital que ayude a los colaboradores a realizar su trabajo: 

• Sistema de gestión de inventario con escáneres de códigos de barras

Al instalar un escáner de código de barras, es posible escanear todos los productos que entren en tu almacén desde la oficina. Esto ayudará a hacer un seguimiento del inventario y a evitar que haya productos de más en la zona del almacén. Un escáner de código de barras también ayuda a mantener los niveles de inventario notificando cuando los productos se están agotando o cuando se han agotado por completo. 

En espacios de atención al público, el área podría optimizarse recurriendo a códigos QR que detallen el  producto sin tener que tenerlo de forma inmediata. Por otro lado,  tener pantallas interactivas para comunicaciones hacia los colaboradores y clientes también aporta un nivel tecnológico y digital. 

• Software de facturación electrónica

Las facturas electrónicas ayudan a hacer un seguimiento de los pagos a través del correo electrónico o cargándolos en el software de cuentas por pagar. También facilita a los clientes el pago, ya que pueden hacerlo en línea o fuera de línea a través de diferentes canales, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito o net banking.  

• Gestor documental inteligente (ECM)

Un gestor documental inteligente puede considerarse el cerebro del recurso más valioso de una oficina: los documentos. Un ECM  determina la mejor manera de gestionar sus documentos. La información digital se almacena en una base de datos centralizada, de modo que todos pueden acceder a ella. Además, también permite que las aplicaciones administrativas, como la gestión del flujo de trabajo y los formularios electrónicos, se integren en un conjunto de aplicaciones.

¿Cómo el diseño de oficinas resalta la identidad de marca de un e-commerce? 

Para Lina Gutiérrez, «la oficina de una empresa debe transmitir una experiencia que ayude a sus colaboradores a sentirse parte del negocio y que los clientes puedan sentirse identificados con la marca». 

Y es que, para comercializar con éxito un negocio, es importante crear un espacio de trabajo que refleje la cultura de la empresa. Al crear un entorno que apoye los objetivos de la marca, puede aumentar la productividad y la identificación del equipo con la misma y, al mismo tiempo, fomentar la retención del talento y fidelidad de los clientes.

Está conexión directa con el branding de la empresa puede conseguirse, por ejemplo, al implementar espacios con los mismos materiales, colores, texturas y opciones de iluminación de la marca.  Esto es importante porque ayudará a que tanto colaboradores como clientes empaticen más fácilmente con el negocio y la marca.

«Un ejemplo de esto se ve reflejado en las oficinas de EPA (Empresa Panameña de Alimentos). En esta empresa, AEI Spaces diseñó todo el branding implementando gigantografías y vinilos en paredes. Instalaron imágenes del proceso de fabricación de Galletas Pascual en el pasillo principal de la oficina donde cada instante lo recorren tanto los clientes como los colaboradores teniendo así una conexión visual y proyección de la identidad de marca. La oficina  sirvió de inspiración tanto para los colaboradores como para los clientes potenciales», explicaba Lina Gutiérrez.

Conclusión

El diseño colaborativo de oficinas es clave para el bienestar de los colaboradores. Es por ello que, en lugar de conformarse con las oficinas tradicionales, los e-commerce pueden beneficiarse de un cambio hacia espacios laborales abiertos y dinámicos. 

Estas nuevas consideraciones no sólo mejorarán la productividad, sino que también permitirán a los integrantes de una oficina sentirse bien consigo mismos y con la empresa, lo que se traducirá en una plantilla más feliz.

Puntos relevantes 

A medida que el comercio electrónico aumenta y se impone en el comercio minorista tradicional, las empresas necesitan de espacios físicos optimizados ahora más que nunca. 

Ante este contexto conviene preguntarse cuál es la mejor manera de garantizar que los colaboradores estén contentos y sean productivos. Y los diseños en conjunto de oficinas colaborativas que proporcionen un entorno de trabajo saludable son la respuesta. 

Una oficina bien organizada puede ayudar a aumentar la productividad, mejorar las condiciones de trabajo y, por tanto, la satisfacción de los colaboradores.

Entonces, ¿qué debe considerarse en los espacios laborales de una oficina colaborativa de e-commerce? 

Zonas de trabajo colaborativas

• Espacios abiertos. 
• Espacios privados. 
• Salones equipados con toda la tecnología de videoconferencias. 

Espacios de bienestar y descanso 

• Áreas de descanso
• Zonas recreativas con videojuegos. 
• Cafeterías. 
• Decoración con plantas.
• Bodega y oficina en un mismo lugar.

Digitalización de la oficina para facilitar los procesos de e-commerce

• Sistema de gestión de inventario con escáneres de códigos de barras.
• Software de facturación electrónica.
• Gestor documental inteligente (ECM). 

¿Cómo el diseño de oficinas resalta la identidad de marca de un e-commerce? 

Es importante crear un lugar de trabajo que refleje la cultura de la empresa. Al crear un entorno de trabajo que apoye la misión y los objetivos de una marca, puede aumentar la productividad y la identificación de los trabajadores con la compañía y, al mismo tiempo, fomentar la fidelidad de los clientes.

Esto es esencial porque ayudará a que tanto colaboradores como clientes empaticen más fácilmente con el negocio y la marca.

Por último, estas nuevas consideraciones no sólo mejorarán la productividad, sino que también permitirán a los colaboradores sentirse bien consigo mismos y con la empresa, lo que se traducirá en una plantilla más feliz.